Документы, предоставляемые Экспонентом организатору выставки

Процесс подготовки к выставке предполагает предоставление экспонентом организатору определенного количества документов, которые можно разделить на 2 группы: обязательные и дополнительные.

Первая группа - обязательные документы - включает:

  1. Письмо на ввоз-вывоз оборудования (экспонатов) - Форма 1;
  2. Данное письмо должно содержать полный перечень ввозимого на территорию Выставочного комплекса оборудования и материалов. Экспонаты, а также теле-видео-аппаратура должны быть перечислены с указанием марки и типа; ввозимые хозяйственные предметы и рекламную литературу следует также включить в список. Если сотрудники часть оборудования и материалов приносят с собой (на руках), то его также необходимо указать в письме, во избежание проблем с вывозом оборудования после окончания выставки, так как в этом случае Вы не сможете доказать, почему было ввезено (условно) 5 единиц, а вывозят 25.

    Письмо оформляется на фирменном бланке экспонента, заверяется подписью и печатью.

  3. Письмо на выдачу пропусков для сотрудников фирмы-экспонента на период монтажа и демонтажа Вашего выставочного стенда - Форма 2;
  4. В письме нужно указать список сотрудников с их паспортными данными (для иногородних необходимо предоставить копию регистрации проживания в г. Москве) и ответственного за технику безопасности с № телефона.

    Также как и Форма 1 оформляется на фирменном бланке экспонента, заверяется подписью и печатью.

  5. Доверенность на представителя компании - Форма 3;
  6. Предоставляется вместе с Формой 2 и служит для получения монтажных пропусков. Должна содержать, в обязательном порядке, оригинал печати компании и подписи уполномоченного лица.

Заполненные Формы 1, 2, 3 привозятся в дирекцию выставки человеком, на имя которого подписана доверенность (форма 3). Время оформления документов согласовывается заранее с организаторами выставки (как правило, за несколько дней до начала монтажа), чтобы в дальнейшем избежать проблем, связанных с нехваткой монтажных пропусков и т.д.

Вторая группа документов может включать:

  1. заявку на получение парковочного талона;
  2. заявку на заезд на территорию выставочного комплекса транспортного средства экспонента;
  3. заявку на получение дополнительных бэджей для работы сотрудников компании на стенде и др.

Такое деление обусловлено спецификой Выставочного комплекса, в котором проходит выставка, и требованиями организаторов. Предоставление обязательных документов дает возможность проведения всего комплекса монтажно-демонтажных работ. Количество дополнительных документов зависит от набора услуг, которые организаторы и Выставочный комплекс предоставляют экспонентам до, во время и после выставки.

Каждый организатор устанавливает свои правила оформления и требования к содержанию форм, которые зависят от тематики выставки и требований самого Выставочного комплекса, поэтому их каждый раз необходимо уточнять.

Ниже представлены примерные образцы форм 1, 2, 3.

Образец формы 1
Образец формы 2
Образец формы 3

 

Будь в курсе новинок и трендов

Подпишитесь на рассылку Ассоциации Предприятий Индустрии Климата (АПИК) и с периодичностью 1 раз в 2 недели мы будем присылать Вам новости климатической индустрии, результаты маркетинговой деятельности, приглашения на события отрасли.

Прими участие в выставке «МИР КЛИМАТА — 2020»

Выставка пройдет c 10 по 13 марта 2020 в Москве, ЦВК «Экспоцентр»

Заполните регистрационную форму и получите электронный билет





Профессионалы о выставке «МИР КЛИМАТА»

Дмитрий Кузин, Исполнительный директор АПИК
Александр Степанов, Директор «БРИЗ - климатические системы»
Денис Тимохин, Генеральный директор «БИТЦЕР СНГ»
Александр Цыпин, Генеральный директор «EBM-PAPST RUS»
Олег Солодчик, Генеральный директор «ZIEHL-ABEGG»
Ирина Бернштейн, Директор по развитию бизнеса в России, Казахстане и Беларуси компании «Condair»