Выставка. За несколько дней до начала

Итак, осталось несколько дней до начала выставки. Позади - длительный процесс подготовки, впереди - основное событие года, ради которого было сделано так много:
Самое важное сейчас - не разбрасываться, не суетиться и сосредоточиться на главном.

Самоорганизация

Прежде всего, абстрагируйтесь от предвыставочной лихорадки, охватывающей всех и вся в эти дни. Спокойно сядьте и подумайте, что Вы должны сделать в ходе выставки. Сформируйте так называемую папку организатора, куда Вы будете аккуратно складывать все документы, необходимые для участия в выставке. Помимо счетов и писем от организаторов, туда подшиваются список мобильных телефонов сотрудников и партнеров, график работы сотрудников на стенде, график проведения переговоров на стенде, планировка и макет стенда (для контроля работы застройщиков), список рекламной продукции и другие важные для Вас материалы.

Проверьте Ваш мобильник на предмет наличия зарядного устройства и денег на счете. Выясните также как работает мобильный телефон (уровень сигнала) в различных местах выставочной площадки.

Получите у руководства форс-мажорные деньги - на предмет экстренных проплат организаторам или затройщикам и вообще "на всякий пожарный":

Оговорите с руководством кандидатуру Вашего помощника - любого адекватного сотрудника, который во время выставки смог бы Вам помочь или отчасти подменить Вас в условиях острого дефицита времени.

Работа с организаторами выставки

Вы уже успели оплатить все счета организаторов? Согласитесь, что особых затруднений у Вас это не вызвало. Ничего сложного не будет и в подготовке писем на ввоз-вывоз рекламных материалов и оборудования, в оформлении доверенностей и получении монтажных пропусков и бейджей, в подготовке накладных для провоза техники и другой документации. Просто сделайте это вовремя, в указанные организаторами сроки.

На всякий случай заготовьте себе несколько пустых бланков с печатями Вашей компании (мало ли что). И не волнуйтесь - еще никогда ни один экспонент не оставался за порогом выставочного центра.

За прочими текущими делами и заботами не забывайте о том, что у вас есть реальная возможность в будущем году получить гораздо более выгодное место за те же деньги - бронировать площади на следующую выставку лучше уже в ходе этой выставки. Принцип "кто раньше встал, того и тапки" здесь работает в полную силу.

Работа внутри компании

Персонал на выставке. Залогом успешного проведения выставки является квалифицированная работа сотрудников на стенде Вашей компании. А поэтому за два-три дня до выставки, по согласованию с руководством, проведите собрание стендистов и проинструктируйте всех задействованных на выставке сотрудников о графике работы и их обязанностях. Раньше проводить собрание не стоит, дабы сказанное не забыли. Позже не рекомендуем, потому что может не хватить времени для решения вопросов, которые, как правило, совершенно неожиданно "всплывают" на том же собрании.

Выступая на собрании, расскажите о целях участия компании в выставке, назовите бюджет выставки - чтобы все поняли, что выставка - весьма серьезное мероприятие. Приведите несколько удачных и неудачных примеров участия в выставках, коснитесь темы поощрения особо отличившихся на выставке сотрудников.

Говоря о правилах поведения на стенде и конкретных обязанностях каждого работника, обратите особое внимание на порядок заполнения и передачи Вам анкет с новыми контактами. Не забудьте сообщить всем номер своего мобильного телефона.

Каждый сотрудник фирмы должен усвоить тот непреложный факт, что по всем вопросам, возникающим во время выставки, он должен обращаться, прежде всего, к Вам. У руководства свои задачи и свой график работы, и беспокоить по мелочам его не следует.

Сделайте памятку для менеджеров, работающих на выставке, и распространите ее среди стендистов непосредственно на собрании. Тезисный вариант такой памятки приводится ниже.

Водители и Ваши монтажники. Непременный атрибут каждой выставки - это очереди из машин на завоз оборудования. Поэтому Ваша "Газель" должна быть там первой.

Используя полномочия, делегированные Вам руководством, зарезервируйте заранее на день заезда необходимый Вам транспорт.

Заранее предупредите водителей, что предстоит долгий и совершенно ненормированный рабочий день. Сообщите им время прибытия к выставочному центру (а не время Вашего совместного выезда с фирмы) и пусть планируют свои пробки сами:

Монтажники экспозиции также должны прибыть на стенд строго в указанное Вами время. Причем чем больше - тем лучше. Лишних сотрудников во время монтажа стенда не бывает - пусть караулят экспонаты. Жестко пресекайте ускоренный монтаж, нытье и попытки филонить.

Вы теперь живете на выставочной площадке и оттуда, а не из офиса, руководите всей подготовкой к выставке.

Руководство компании. Выясните у руководства компании их планы на время выставки. Нужно понять каким образом запланированные руководителями встречи отразятся на работе стенда и Вашем рабочем графике и что следует дополнительно предусмотреть в плане организации этих переговоров.

Проинформируйте руководителей об основных мероприятиях, которые пройдут в рамках выставки.

Заранее предоставьте руководителям внятную схему проезда, пропуска и место на стоянке. Убедитесь, что руководству известен номер Вашего мобильного телефона и номер телефона Вашего заместителя.

Руководителю должно быть на выставке хорошо:

Работа с застройщиком

Не снимайте руку с пульса - постоянно контролируйте процесс строительства Вашего стенда. Даже очень хорошие застройщики обычно ориентируются исключительно на себя и запаздывают со сдачей стенда, забывая о том, что Вам также нужно время для монтажа экспозиции.

Согласуйте с застройщиком и время завоза экспонатов, и последовательность монтажа экспозиции - пусть в первую очередь покрасят те панели, где будут монтироваться Ваши кондиционеры, а уже потом занимаются дизайнерскими изысками.

Вместе с тем, потом лишний раз не "дергайте" застройщиков и не паникуйте - они делают уже не первую выставку, и Ваш стенд все равно в том или ином виде, но будет готов к сроку.

Все промахи, огрехи и отклонения от согласованного проекта спокойно фиксируйте - пригодится, когда будете проводить окончательный расчет с застройщиком сразу же после завершения выставки.

Продолжение следует...

 

Будь в курсе новинок и трендов

Подпишитесь на рассылку Ассоциации Предприятий Индустрии Климата (АПИК) и с периодичностью 1 раз в 2 недели мы будем присылать Вам новости климатической индустрии, результаты маркетинговой деятельности, приглашения на события отрасли.

Прими участие в выставке «МИР КЛИМАТА — 2020»

Выставка пройдет c 10 по 13 марта 2020 в Москве, ЦВК «Экспоцентр»

Заполните регистрационную форму и получите электронный билет





Профессионалы о выставке «МИР КЛИМАТА»

Виктор Мухлев, Генеральный директор «AER GROUP»
Руслана Митина, Президент «DANTEX GROUP»
Александр Цыпин, Генеральный директор «EBM-PAPST RUS»
Александр Степанов, Директор «БРИЗ - климатические системы»
Ирина Бернштейн, Директор по развитию бизнеса в России, Казахстане и Беларуси компании «Condair»
Олег Солодчик, Генеральный директор «ZIEHL-ABEGG»